Rabu, 30 November 2011

Computer Based Information System (CBIS)



I.                   Pendahuluan

A.    Pengertian CBIS
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut. Data Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi. Informasi Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Sistem Sistem merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut. Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya,system informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Berbasis Komputer Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.
Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer
Sub sistem dari CBIS adalah :
1. Sistem Informasi Akuntansi
2. Sistem Informasi Manajemen
3. Sistem Pendukung Keputusan
4. Automasi Kantor (Virtual Office)
5. Sistem Pakar
B.     Manfaat dan kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce

Ø  Pengertian mafaat dan kendala yang bisa diantisipasi dari perdagangan melalui jaringan elektronik (E-Commerce)
E-Commerce / Electronic Commerce (e-business) merupakan kegiatan bisnis yang dijalankan (misalnya transaksi bisnis) secara elektronik melalui suatu jaringan (biasanya internet) dan komputer atau kegiatan jual - beli barang atau jasa (atau mentransfer uang) melalui jalur komunikasi digital.
Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari : Siklus hidup suatu sistem bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas SLC berulang ialah pemakai CBIS.
Walaupun banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh spesialis informasi digambarkan pada Gambar 1.14.Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternative, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, membuat basis data, dan menjaga kemutakhiran sistem.E-Commerce (electronic commerce) juga merupakan salah satu teknologi yang berkembang pesat seiring dengan kehadiran internet dalam kehidupan kita. Ecommerce sendiri berasal dari layanan EDI (Electronic Data Interchange), layanan EDI ini telah berkembang sedemikian pesatnya di negara-negara yang mempunyai jaringan komputer dan telepon. Jika sebelumnya kita telah sering menggunakan media elektronik seperti telepon, fax, hingga handphone untuk melakukan perniagaan / perdagangan, sekarang ini, kita dapat menggunakan internet untuk melakukan perniagaan. E-Commerce memiliki beberapa jenis, yaitu:
Business to business (B2B): Bisnis antara perusahaan dengan perusahaan lain
Business to consumer (B2C): Retail, sifatnya melayani pelanggan yang bervariasi
Consumer to consumer (C2C): Sifatnya lelang (auction)
Government: G2G, G2B, G2C :melakukan layanan terhadap perusahaan untuk keperluan bisnis hingga melayani masyarakat
A.    MANFAAT DAN KENDALA E-COMMERCE
Manfaat yang diantisipasi dari Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:
  1. Pelayanan pelanggan yang lebih baik.
  2. Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik.
  3. Pengembangan atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
  4. menekan biaya barang dan jasa,
  5. serta dapat meningkatkan kepuasan konsumen sepanjang yang menyangkut kecepatan untuk mendapatkan barang yang dibutuhkan dengan kualitas yang terbaik sesuai dengan harganya
  6. memperpendek waktu produk cycle
  7. meningatkan Value Chain
  8. meningkatkan costumer loyality
  9. dan melebarkan jangkauwan.
Secara ringkas keuntungan e-commerce tersebut adalah sebagai berikut :
  • Bagi Konsumen : harga lebih murah, belanja cukup pada satu tempat.
  • Bagi Pengelola bisnis : efisiensi, tanpa kesalahan, tepat waktu
  • Bagi Manajemen : peningkatan pendapatan, loyalitas pelanggan.
Kendala Perdagangan Melalui Jaringan Elektronik:
  1. Jumlah penduduk Indonesia sebanyak 220 Juta jiwa, tetapi jumlah pengguna internet di Indonesia sekitar 5-7 juta orang. Jumlah tersebut belum lagi dipecah menjadi, pengguna aktif, pengguna yang mengerti browsing (karena ada pengguna yang hanya membuka email untuk kebutuhan komunikasi), pengguna yang mengerti e-commerce, atau pengguna pemula. Kalaupun ada kelompok yang mengerti e-commerce, harus dibagi lagi menjadi, berapa orang yang nyaman berbelanja online, berapa orang yang punya kartu kredit, berapa orang yang percaya dengan kualitas, karena barang tidak dilihat lansung.
  2. Selain membuahkan hasil, bisnis di internet juga banyak yang rontok, banyak sekali pelaku bisnis di internet yang gulung tikar karena tidak sanggup bersaing dan tidak memiliki inovasi dan kreatifitas.
  3. Banyaknya kriminalitas di internet, seperti card froud (pencurian akses kartu kredit). Hal ini membuat orang konsumen malas berbelanja online. Walaupun sebagian besar toko online menerima pembayaran melalui transfer antar bank.
  4. Budaya orang Indonesia yang merasa tidak nyaman kalo berbelanja hanya dengan melihat katalog produk, tanpa menyentuh, apalagi mencoba-coba. Bayangkan saja, berapa orang ibu-ibu yang pergi ke toko butik, dan menyentuh baju atau tas, lalu coba sana dan coba sini, trus ibu-ibu tersebut bilang sama yang punya toko, “maaf pak, bajunya gak cocok sama saya”. Konon lagi konsumen e-commerce hanya mengandalkan katalog.
  5. Infrastruktur internet tidak merata di seluruh Indonesia, khususnya desa-desa. Toko anda akan buka 24 jam sehari dan 7 hari seminggu. Artinya setiap hari anda harus mengecek apakah ada pesan yang masuk dari konsumen anda, bayangkan kalo anda ingin berlibur ke desa, atau pulang kampung ke desa yang tidak ada akses internetnya?. Bisa jadi konsumen anda kehilangan kepercayaan terhadap toko anda. Atau mungkin anda ingin memasang plang dengan tulisan “Maaf!!! sedang berlibur ke daerah yang tidak terkoneksi internet”.
  6. Jasa kurir yang tidak terjangkau daerah tertentu. Banyak sekali konsumen yang kecewa ketika ingin memilih daerah tujuan pengiriman barang, mereka menemukan tulisan “Maaf!! tujuan pengiriman yang anda inginkan belum bisa dilayani”. Bayangkan kecewanya pelanggan anda.
3. Jelaskan model yang digunakan dalam Model Sistem Umum Perusahaan
Definisi Model : Model adalah penyederhanaan (abstraction)dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan.
Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.
JENIS-JENIS MODEL :
Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
KEGUNAAN MODEL :
Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
Ø Pengertian  model yang digunakan dalam Model Sistem Umum Perusahaan
*      MODEL SISTEM UMUM”
Sistem Fisik :
merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus sumber daya fisik yang mengalir :
Arus material.
Material-material input diterima dari pemasok bahan baku dan komponen rakitan. Material
ini disimpan di tempat penyimpanan sampai dibutuhkan dalam proses transformasi.
Arus personil.
Input personil berasal dari lingkungan. Calon pegawai berasal dari masyarakat setempat dan mungkin dari serikat buruh pesaing. Input personil ini biasanya diproses oleh fungsi sumber daya manusia, kemudian ditugaskan ke berbagai bidang fungsional.
Arus mesin.
Mesin-mesin diperoleh dari pemasok, dan biasanya berada di perusahaan untuk jangka waktu lama (3 – 20 tahun atau lebih). Namun, akhirnya semua mesin dikembalikan kepada lingkungan dalam bentuk tukar tambah dengan model baru, atau sebagai rongsokan.
Arus uang.
Uang terutama diperoleh dari para pemilik, yang menyediakan modal investasi, dan dari para pelanggan perusahaan yang memberikan pendapatan penjualan. Sumber lainnya mencakup lembaga keuangan,
2. Sistem Konseptual,
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
a. Sistem Lingkaran Terbuka.
Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian.
Perusahaan-perusahaan tersebut menggunakan sistem terbuka, tetapi umpan balik dan mekanise pengendaliannya tidak bekerja sebagaimana mestinya.
b. Sistem Lingkaran Tertutup.
Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme
pengendalian. Sistem tersebut dapat mengendalikan output-nya dengan membuat penyesuaian-penyesuaian pada input-nya. Hal tersebut ditunjukka Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output
sistem. Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
4.Apa yang anda ketahui tentang konsep Management By Exception,jelaskan
Management by exception
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan management by exception. Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exception, harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima.
Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar, yaitu :
manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui, yaitu :
  1. beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
  2. suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
  3. perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
  4. manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.
Management by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer dapat digunakan secara efektif.
e-commerce
 evolusi dari Computer Based Information System :
E-Commerce / Electronic Commerce (e-business) merupakan kegiatan bisnis yang dijalankan (misalnya transaksi bisnis) secara elektronik melalui suatu jaringan (biasanya internet) dan komputer atau kegiatan jual - beli barang atau jasa (atau mentransfer uang) melalui jalur komunikasi digital.
Pengembangan CBIS mengikuti system life cycle, yang terdiri dari : Siklus hidup suatu sistem bisa berlangsung beberapa bulan ataupun beberapa tahun (dalam satuan bulan atau tahun). Penentu lama dan yang bertanggung jawab atas SLC berulang ialah pemakai CBIS.
Walau banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk pengembangan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer.
Seiiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan. Tanggung jawab keseluruhan manajer dan dukungan tahap demi tahap yang diberikan oleh spesialis informasi digambarkan pada Gambar 1.14.
Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan dukungan para spesialis informasi, kedua pihak bekerjasama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternative, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, membuat basis data, dan menjaga kemutakhiran sistem.
 manfaat dan kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce!
Manfaat yang dapat diantisipasi dari E-Commerce :
  1. Pelayanan pelanggan yang lebih baik.
  2. Hubungan dengan pemasok dan masyarakat keuangan yang lebih baik.
  3. Pengembangan atas investasi pemegang saham dan pemilik yang meningkat.
Kendala yang dapat diantisipasi dari E-Commerce :
  1. Biaya tinggi.
  2. Masalah keamanan.
  3. Perangkat lunak yang belum mapan atau tidak tersedia.
SISTEMKONSEPTUAL
Sebagian Sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian tidak. Pengendalian dicapai dengan menggunakan lingkaran umpan balik (feedback), yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme-mekanisme pengendalian dan dari mekanisme pengendalian kembali ke sistem.
Mekanisme pengendalian adalah sejenis alat yang menggunakan sinyal-sinyal umpan balik untuk mengevaluasi kinerja sistem dan menentukan apakah tindakan perbaikan perlu dilakukan.
Sistem Lingkaran Terbuka Suatu sistem tanpa umpan balik ataupun mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan dalam sistem.
Sistem Lingkaran Tertutup Suatu sistem yang memiliki umpan balik dan mekanisme pengendalian. Sistem ini dapat mengendalikan output dengan membuat penyesuain pada input-nya.
Contoh dari mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan.
Dimensi Informasi :
• Relevansi ,informasi memiliki relevansi jika berkaitanlangsung dengan masalah yang
dihadapi
• Akurasi, semakin tinggi persentasi ketelitian semakin baik.
• Ketepatan Waktu, informasi harus tersedia saat dibutuhkan agar situasitetap
terkendali atau hilangnya kesempatan.
• Kelengkapan, Infrmasi yang menyajikan gambaran secara lengkap dari suatu masalah
sangat dibutuhkan.
model yang digunakan dalam Model Sistem Umum Perusahaan
Tahap Pemahaman yaitu sebuah proses pemahaman terhadap masalah dengan mengidentifikasi dan mempelajari masalah terhadap lingkungan yang memerlukan data à mengolah data à mengujinya à menjadikan petunjuk dalam menemukan pokok masalah à mencari solusi (bergerak dari tingkat system ke subsystem).
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
a.             Sistem Lingkaran Terbuka.
b.            Sistem Lingkaran Tertutup.
Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem.
Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
4.Apa yang anda ketahui tentang konsep Management By Exception,jelaskan!
System Pendukung Keputusan (SPK) atau Decision Support System (DSS) dibuat sebagai suatu cara untuk memenuhi kebutuhan seorang manajer dalam membuat keputusan yang spesifik dalam memecahkan masalah yang spesifik pula.
Tahapan dalam pengambilan keputusan yaitu:
1). Tahap Pemahaman yaitu sebuah proses pemahaman terhadap masalah dengan mengidentifikasi dan mempelajari masalah terhadap lingkungan yang memerlukan data à mengolah data à mengujinya à menjadikan petunjuk dalam menemukan pokok masalah à mencari solusi (bergerak dari tingkat system ke subsystem).
2). Tahap Perancangan yaitu sebuah proses pengembangan, analisis dan pencarian alternatif tindakan atau solusi yang mungkin untuk di ambil/ dilakukan (Identifikasi dan mengevaluasi alternatif).
3). Tahap Pemilihan yaitu sebuah proses pemilihan salah satu alternatif solusi yang dimunculkan pada tahap perancangan untuk menentukan arah tindakan dengan memperhatikan kriteria-kriteria berdasar tujuan yang dapat dicapai pada tahap berikutnya (memlih solusi terbaik).
4). Tahap Penerapan yaitu sebuah proses untuk melaksanakan dan menerapkan alternatif tindakan yang dipilih untuk menyelesaikan permasalahan yang telah di identifikasi (menerapkan solusi dan membuat tindak lanjut).
Berbagai jenis keputusan ialah keputusan tak terprogram, terprogram, dan semi terprogram.
Berbagai jenis masalah yang ada yaitu masalah terstruktur (terdapat 3 tahap yaitu pemahaman, perancangan, dan pemilihan), masalah tidak terstruktur (tidak terdapat dalam 4 tahap), dan masalah semi terstruktur.
Keharusan DDS yaitu Membantu manajer dalam membuat keutusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur, mendukung penilaian manajer, dan meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer dari hanya sekedar efisiensi.
Model DSS dimana terdapat database yang isinya digunakan oleh Perangkat Lunak Penulisan Laporan (menghasilkan laporan periodik maupun khusus), Model Matematika (menghasilkan informasi sebagai hasil dari simulasi yang melibatkan satu atau beberapa komponen), dan Perangkat Lunak GDSS.
Perangkat lunak penulisan laporan
Laporan periodik = disiapkan sesuai jadwal
Laporan khusus = disiapkan ketika sesuatu yang luar biasa terjadi
Menyatukan Management by Exception ke dalam laporan
à konsep yang memungkinkan manajer hanya memperhatikan aktifitas yang layak mendapatkan perhatian manajemen
Dapat disatukan dalam satu laporan melalui 4 cara :
1). Menyiapkan laporan hanya jika terjadi perkecualian
2). Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian
3). Mengelompokkan perkecualian bersama-sama
4). Menunjukkan varians dari normal
Perangkat lunak GDSS memungkinkan beberapa pemecah masalah bekerja bersama-sama sebagai satu kelompok untuk mencapai solusi. Pemecah masalah dapat mewakili sebuah komite atau tim proyek, para anggota kelompok dapat berkomunikasi secara langsung atau melalui GDSS.
GDSS adalah Suatu sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam satu tugas (tujuan) bersama dan yang menyediakan interfase bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama.
Proses yang terjadi pada GDSS :
1. Mengorganisasi pendapat yang muncul dalam kelompok
2. Mengumpulkan informasi
3. Mengurutkan berdasar prioritas
4. Mengumpulkan aspek-aspek pendukung
Otomasi perkantoran (Office Automation) Mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan (siapa saja yang menggunakan OA). Kelompok pemakai OA adalah pekerja terdidik (manajer dan profesional), sekretaris, dan pegawai administrasi. Tujuan dari OA ialah mengurangi biaya administrasi, pemecahan masalah, dan pelengkap serta bukan pengganti. Beberapa contoh aplikasi OA yaitu pengolahan kata, E-mail, voice mail, kalender elektronik, konferensi audio/video, konferensi komputer, PAX, imaging, dan dekstop publising.
Pengolahan kata yaitu Penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang berkaitan dengan penyiapan dokumen yang tercetak.
Surat elektronik /E-mail ialah Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan dengan menggunakan terminak komputer dan alat penyimpanan.
Voice mail ialah Pengiriman pesan dengan mengucapkan ke dalam telepon, dan pesan yang telah terkirim, oleh penerima dapat diambil melalui telepon juga.
Kalender elektronik Penggunaan jaringan komputer untuk membuat, menyimpan dan mengambil agenda pertemuan (jadwal kerja).
Konferensi audio Penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi.
Daya tarik konferensi audio :
1. Biaya relatif murah bagi perusahaan
2. Orang-orang merasa nyaman berbicara
3. Butuh beberapa menit saja untuk menyiapkan peralatan
Ke-efisiensi-an sebuah konferensi audio :
1. Di tunjuk moderator (orang yang mengkoordininasi jalannya konferensi)
2. Jumlah peserta dibatasi (< 6 orang)
3. Ada hasil dari pembicaraan yang dibagikan keseluruh peserta atau rekaman konferensi     harus disimpan
4. Setiap peserta yang akan bicara harus meng-identifikasi dirinya
Penggunaan peralatan komunikasi suara dan gambar untuk membuat suatu hubungan audio-video diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi
konsep Management By Exception,jelaskan!
Management by exception
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan management by exception. Management by exception adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima. Agar manajer dapat mempraktekan management by exception, harus ditetapkan standar dalam bentuk batas atas dan batas bawah kinerja yang dapat diterima.
Management by exception memberikan tiga keuntungan dasar, yaitu :
manajer tidak membuang-buang waktu untuk memantau aktivitas yang berlangsung secara normal.
karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat memperoleh perhatian lebih menyeluruh.
perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui, yaitu :
  1. beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
  2. suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
  3. perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
  4. manajer tidak boleh pasif dan hanya menunggu batas kinerja lewat. Manajer harus bertindak memecahkan suatu permasalahan sebelum situasi menjadi tidak terkendali.
Management by exception merupakan kemampuan dasar yang disediakan CBIS. Dengan membiarkan CBIS memikul sebagian tanggung jawab memantau sistem fisik, waktu manajer dapat digunakan secara efektif.

Keamanan dan Kontrol Sistem Informasi

 


I.                   Pendahuluan
Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitu sistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).
Sistem informasi manajemen berusaha untuk menggabungkan keduanya dengan bertumpu pada norma organisasi dalam mendukung kegiatan organisasi. Dengan demikian diharapkan sistem formal dapat menjadi subsistem terutama keberhasilan organisasi bukan hanya perorangan tetapi hasil kerjasama seluruh organisasi.
1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen
Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba dan sebagainya untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk ditetapkan personalian operasional dan mengalokasikan sumber daya. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin.
Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang. Informasi yang dibutuhkan haruslah memberikan gambaran yang lengkap dan menyeluruh, walaupun tidak mempunyai ketelitian yang tinggi.
2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi
Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.
3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik
Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.
  • a. Struktur Konseptual
SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.
  • b. Struktur Fisik
Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.

II.               ISI
Ø  Pentingnya pengendalian Sistem Informasi.
Kita seringkali sulit untuk dapat menjawab beberapa pertanyaan ini :
1. Apakah aset Teknologi Informasi & Komunikasi (TIK) yang kita miliki sudah dilindungi dengan layak dari risiko kerusakan, kehilangan, kesalahan atau penyalahgunaan ?
2. Apakah informasi yang diolah melalui TIK tersebut sudah dapat kita yakini integritasnya (kelengkapan dan akurasi) ?
3. Apakah solusi TIK yang kita kembangkan sudah dapat mencapai tujuannya dan membantu pencapaian tujuan lembaga kita dengan efektif ?
4. Apakah sumber daya TIK yang kita miliki sudah dimanfaatkan dengan efisien dan bertanggung jawab ?
Dengan pemahaman bahwa manajemen TIK di lembaga pemerintahan merupakan suatu hal rumit dan kompleks serta penting bagi layanan publik, maka sudah pasti semua pimpinan lembaga pemerintahan ingin mengetahui kondisi ketatakelolaan TIK yang selama ini telah dilaksanakan di lembaganya. Berikut jurusnya.
Kita seringkali sulit untuk dapat menjawab beberapa pertanyaan ini :
1. Apakah aset Teknologi Informasi & Komunikasi (TIK) yang kita miliki sudah dilindungi dengan layak dari risiko kerusakan, kehilangan, kesalahan atau penyalahgunaan ?
2. Apakah informasi yang diolah melalui TIK tersebut sudah dapat kita yakini integritasnya (kelengkapan dan akurasi) ?
3. Apakah solusi TIK yang kita kembangkan sudah dapat mencapai tujuannya dan membantu pencapaian tujuan lembaga kita dengan efektif ?
4. Apakah sumber daya TIK yang kita miliki sudah dimanfaatkan dengan efisien dan bertanggung jawab ?
Definisi Sistem Informasi
Salah satu cara dalam menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut diatas adalah dengan melakukan audit atas solusi TIK yang kita miliki, atau yang lazim disebut dengan Audit Sistem Informasi.
Definisi Audit Sistem Informasi adalah suatu proses pengumpulan dan pengevalusian bukti-bukti yang dilakukan oleh pihak yang independen dan kompeten untuk mengetahui apakah suatu sistem informasi dan sumber daya terkait, secara memadai telah dapat :
melindungi aset,
menjaga integritas dan ketersediaan sistem dan data,
menyediakan informasi yang relevan dan handal,
mencapai tujuan organisasi dengan efektif,
menggunakan sumber daya dengan efisien,
Proses Sistem Informasi
Proses audit sistem informasi yang berbasis risiko serta sesuai dengan standar audit dapat digambarkan secara singkat sebagai berikut :
Pada tahap survei pendahuluan, auditor akan berusaha untuk memperoleh gambaran umum dari lingkungan TIK yang akan diaudit. Kemudian dilanjutkan dengan pemahaman yang lebih mendalam dari seluruh sumber daya TIK – infrastruktur, aplikasi, informasi, personil – yang termasuk ke dalam lingkup audit, serta pemahaman atas sistem pengendalian intern TIK yang ada seperti struktur organisasi, kebijakan, prosedur, standar, parameter, dan alat bantu kendali lainnya.
Selanjutnya auditor akan melakukan analisis risiko pendahuluan untuk mengidentifikasi berbagai risiko yang mungkin timbul di lingkungan TIK yang diaudit serta kelayakan rancangan pengendalian intern TIK yang telah ada. Jika rancangan pengendalian intern TIK dipandang memadai maka auditor selanjutnya akan melakukan pengujian dari pelaksanaan kendali-kendali tersebut, namun jika dipandang tidak layak maka auditor akan langsung melakukan pengujian terinci terhadap risiko TIK secara mendalam (dengan jumlah sampel yang cukup besar).
Setelah melakukan pengujian pengendalian intern TIK dan auditor telah memperoleh bukti yang memadai bahwa pengendalian intern TIK telah dilaksanakan sesuai rancangannya maka selanjutnya auditor akan melakukan pengujian terinci atas risiko TIK secara terbatas (dengan jumlah sampel yang terbatas). Namun jika hasil pengujian pengendalian intern TIK menunjukkan bahwa pelaksanaan pengendalian intern TIK tidak sesuai dengan rancangannya maka auditor akan melakukan pengujian terinci risiko TIK secara mendalam.
Bukti-bukti yang diperoleh auditor dari hasil analisis risiko dan rancangan kendali serta pengujian pengendalian intern TIK dan pengujian terinci risiko TIK selanjutnya akan digunakan oleh auditor untuk menyusun laporan audit sistem informasi yang memuat kesimpulan audit beserta tanggapan dari pihak yang diaudit atas rekomendasi yang disampaikan oleh auditor dalam rangka peningkatan pengendalian intern TIK.
Tujuan dan Lingkup Sistem Informasi
Tujuan Audit Sistem Informasi dapat dikelompokkan ke dalam dua aspek utama dari ketatakelolaan TIK, yaitu :
Conformance (Kesesuaian) Pada kelompok tujuan ini audit sistem informasi difokuskan untuk memperoleh kesimpulan atas aspek kesesuaian, yaitu : Confidentiality (Kerahasiaan), Integrity (Integritas), Availability (Ketersediaan) dan Compliance (Kepatuhan).
Performance (Kinerja) - Pada kelompok tujuan ini audit sistem informasi difokuskan untuk memperoleh kesimpulan atas aspek kinerja, yaitu : Effectiveness (Efektifitas), Efficiency (Efisiensi), Reliability (Kehandalan).
Lingkup Audit Sistem Informasi pada umumnya difokuskan kepada seluruh sumber daya TIK yang ada, yaitu Aplikasi, Informasi, Infrastruktur dan Personil.
Untuk lebih praktisnya, berikut ini adalah beberapa tujuan audit sistem informasi yang pernah dilakukan, antara lain :
Evaluasi atas kesesuaian (strategic alignment) antara rencana strategis dan rencana tahunan organisasi dengan rencana strategis TIK, rencana tahunan TIK dan rencana proyek/program TIK.
Evaluasi atas kelayakan struktur organisasi TIK, termasuk pemisahan fungsi (segregation of duties) dan kelayakan pelimpahan wewenang dan otoritas (delegation of authority).
Evaluasi atas pengelolaan personil TIK, termasuk perencanaan kebutuhan, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pendidikan, promosi/demosi/mutasi, serta terminasi personil TIK.
Evaluasi atas pengembangan TIK, termasuk analisis kebutuhan, perancangan, pengembangan, pengujian, implementasi dan migrasi, pelatihan dan dokumentasi TIK, serta manajemen perubahaan.
Evaluasi atas kegiatan operasional TIK, termasuk pengelolaan keamanan dan kinerja pengelolaan pusat data (data center), pengelolaan keamanan dan kinerja jaringan data, dan pengelolaan masalah dan insiden TIK serta dukungan pengguna (helpdesk).
Evaluasi atas kontinuitas layanan TIK, termasuk pengelolaan backup & recovery, pengelolaan prosedur darurat TIK (IT emergency plan), pengelolaan rencana pemulihan layanan TIK (IT recovery plan), serta pengujian rencana kontijensi operasional (business contigency/continuity plan).
Evaluasi atas kualitas pengendalian aplikasi, termasuk pengendalian input, pengendalian proses dan pengendalian output.
Evaluasi atas kualitas data/informasi, termasuk pengujian atas kelengkapan dan akurasi data yang dimasukkan, diproses, dan dihasilkan oleh sistem informasi.
Peranan Sistem Informasi di Lembaga Pemerintahan
Dengan pemahaman bahwa manajemen TIK di lembaga pemerintahan merupakan suatu hal rumit dan kompleks serta penting bagi layanan publik, maka sudah pasti semua pimpinan lembaga pemerintahan ingin mengetahui kondisi ketatakelolaan TIK yang selama ini telah dilaksanakan di lembaganya.
Disinilah peranan Audit Sistem Informasi di dalam suatu lembaga pemerintahan, yaitu untuk memberikan suatu hasil evaluasi yang independen mengenai kesesuaian dan kinerja dari TIK yang ada, apakah sudah dapat melindungi aset TIK, menjaga integritas dan ketersediaan sistem dan data, menyediakan informasi yang relevan dan handal, dan mencapai tujuan organisasi dengan efektif, serta menggunakan sumber daya TIK dengan efisien.
Para pemeriksa dari BPK, BPKP dan Bawasda serta kantor akuntan publik atau konsultan audit yang melakukan audit atas lembaga pemerintahan, diharapkan dapat memberikan suatu hasil evaluasi yang independen atas kesesuaian dan kinerja pengelolaan TIK di lembaga pemerintahan, serta memberikan berbagai rekomendasi yang dapat dengan signifikan meningkatkan ketatakelolaan TIK di lembaga tersebut.
Keterpurukan ketatakelolaan TIK di lembaga pemerintahan saat ini, yang seringkali hanyalah berupa belanja-belanja proyek TIK tanpa kejelasan kesesuaian dan kinerja yang diharapkan, tentunya tidak lepas dari kemampuan para pemeriksa dalam melakukan evaluasi dan memberikan rekomendasi terkait ketatakelolaan TIK serta komitmen dari para pimpinan lembaga dalam menindaklanjuti rekomendasi tersebut. Audit Sistem Informasi tidak dilaksanakan untuk mencari temuan atau kesalahan, namun untuk memberikan kesimpulan serta merekomendasikan perbaikan yang dapat dilakukan atas pengelolaan TIK.
Manfaat Sistem Informasi di Lembaga Pemerintahan
Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa Audit Sistem Informasi di lembaga pemerintahaan akan dapat memberikan banyak manfaat, antara lain :
Meningkatkan perlindungan atas aset TIK lembaga pemerintahan yang merupakan kekayaan negara, atau dengan kata lain aset milik publik,
Meningkatkan integritas dan ketersediaan sistem dan data yang digunakan oleh lembaga pemerintahan baik dalam kegiatan internal lembaga maupun dalam memberikan layanan publik,
Meningkatkan penyediaan informasi yang relevan dan handal bagi para pemimpin lembaga pemerintahan dalam mengambil keputusan dalam menjalankan layanan publik,
Meningkatkan peranan TIK dalam pencapaian tujuan lembaga pemerintaha dengan efektif, baik itu untuk terkait dengan kebutuhan internal lembaga tersebut, maupun dengan layanan publik yang diberikan oleh lembaga tersebut,
Meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya TIK serta efisiensi secara organisasional dan prosedural di lembaga pemerintahan.
Dengan kata lain, Audit Sistem Informasi merupakan suatu komponen dan proses yang penting bagi lembaga pemerintahan dalam upayanya untuk memberikan jaminan yang memadai kepada publik atas pemanfaatan TIK yang telah dilaksanakan oleh lembaga pemerintahan.
  • TUGAS PENGENDALIAN DALAM SISTEM INFORMASI
Menurut Davis (1984:3):
Sistem Informasi Manajemen adalah sebuah sistem yang terintegrasi antara manusia dan mesin yang mampu memberikan informasi sedemikian rupa untuk menunjang jalannya operasi, jalannya manajemen dan fungsi pengambilan keputusan di dalam sebuah organisasi. Sistem tersebut menggunakan perangkat keras dan lunak (software dan hardware), prosedur manual, model-model untuk analisa, perencanaan dan pengambilan keputusan juga database.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen Logistik adalah sistem informasi yang terpadu antara manusia dan komputer dan berfungsi dalam pengelolaan persediaan dalam tujuan menyediakan informasi untuk analisa, perencanaan, operasional, dan pengendalian, dalam mendukung pengambilan keputusan manajemen dalam sebuah organisasi.
1.Sistem Informasi
Data adalah fakta-fakta yang terkumpul dari suatu pengamatan atau pengukuran, sedangkan informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang penuh arti bagi pemakai dan memiliki arti riil dalam tindakan-tindakan saat ini dan yang akan datang dalam pengambilan keputusan. Hubungan antara data dan informasi adalah seperti bahan mentah dan barang jadi.
Selanjutnya, informasi hanya akan memiliki nilai sepanjang dia mempengaruhi proses pengambilan keputusan dan hasilnya lebih baik dibandingkan dengan pengambilan keputusan tanpa informasi tersebut. Agar dapat berguna bagi proses pengambilan keputusan, maka informasi tersebut harus aktual, tersedia tepat waktu dan tepat guna.
Jadi sistem informasi adalah suatu sistem yang berfungsi untuk memproses data menajdi informasi. Lebih tepatnya adalah bahwa sistem informasi memproses data yang belum siap dugunakan menjadi bentuk yang siap digunakan berupa informasi untuk pemakai yang bersangkutan.
Semua sistem informasi memiliki 3 kegunaan utama yaitu: menghimpun data sebagai masukan, kemudian memproses dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, up-dating dan lain-lain, serta memperoleh informasi sebagai outputnya.
2.Unsur-unsur sistem informasi, antara lain meliputi:
A.Sistem informasi pemroses transaksi
Merupakan sistem pengolah data yang tugas utamanya adalah sistem pemroses transaksi pada tingkat operasional, dapat mempunyai input yang berasal dari luar (eksternal) maupun dari dalam.
B.Sistem informasi untuk manajer
Sistem ini diciptakan untuk membangkitkan informasi yang dapat digunakan bagi manajer untuk mengendalikan operasi, startegi, perencanaan jangka panjang, perencanaan jangka pendek, pengendalian manajemen dan pemecahan masalah khusus. Dalam sistemyang komputeris, program secara terus-menerus memantau transaksi yang diproses atau yang baru digunakan untuk pengidentifikasian dan secara otomatis melaporkan lingkungan manajemen yang perlu mendapat perhatian manajer. Dengan bantuan sistem ini, manajer dapat dengan mudah mengendalikan operasional perusahaan/organisasi dan manajer dapat mengambil keputusan bisnis dengan cepat dan tepat karena manajer tersebut memperoleh informasiyang aktual.
C.Sistem informasi intelijen
Merupakan sistem pendukung manajerial untuk penyusunan perencanaan jangka panjang dan penganggaran operasi. Sistem ini bertugas mencari dan menganalisa informasi tentang lingkungan sosial, politik, hukum, peraturan perundang-undangan dan ekonomi.Dari suatu negara/lebih, di samping juga untuk mengetahui tentang kesehatan dan prospek industri dari perusahaan dimana perusahaan yang bersangkutan berada. Di dalamnya juga berisi informasi tentang para pesaingnya. Sistem ini akan memberikan informasi perencanaan dan akan mengurangi jumlah waktu yang harus dihabiskan manajer untuk mengumpulkan informasi perencanaan sehingga manajer akan mempunyai waktu yang lebih banyak untuk melakukan tugas-tugas lainnya.
D.Sistem pendukung keputusan
Suatu sistem informasi yang dirancang untuk mendukung manajer dalam mengambil keputusan manajemen/organisasi. Oleh sebab itu sistem ini cenderung dirancang untuk melayani manajer dalam tingkat menengah (madya) maupunyang senior. Secar a khusus, sistem ini menggunakan model. Model adalah serangkaian program, biasanya berisi persamaan matematik, yang menggambarkan masalah.tugas manajemen khusus. Dengan sedikit mengubah model atau data yang dimasukkan, maka manajer akan dapat menyelesaikan masalahnya.

MANAJEMEN LOGISTIK TERPADU
Manajemen Logistik Terpadu merupakan suatu kegiatan manajemen logistik yang meliputi 2 bidang yang berkaitan, yaitu: bidang organisasi logistik dan bidang koordinasi logistik.
1.Bidang Operasi Logistik, merupakan kegiatan-kegiatan yang bersifat fisik.
Manajemen distribusi fisik menyangkut masalah pengangkutan produk kepada langganan. Dalam distribusi fisik, langganan dipandang sebagai pemberhentian terakhir dalam saluran pemasaran.
Manajemen material adalah menyangkut perolehan (procurement) dan pengangkutan material, suku cadang dan atau persediaan barang jadidari tempat pembelian ke tempat pembuatan/perakitan gudang atau toko pengecer.
Proses transfer internal adalah mengenai pengawasan terhadap komponen-komponen setengah jadi pada waktu ia mengalir diantara tahap-tahap manufacturing dan pengangkutan awaldari produk jadi ke gudang atau ke saluran pengecer.
2.Bidang Koordinasi Logistik, yang menyangkut pada kegiatan-kegiatan komunikasi dan perencanaan.
Bidang ini meliputi identifikasi kebutuhan pergerakan dan penetapan rencana untuk memadukan seluruh operasi logistik, antara lain:
Peramalan (forecasting)
Pengolahan pesanan (order processing)
Perencanaan operasi
Perencanaan kebutuhan material (procurement)

HUBUNGAN FUNGSI-FUNGSI SISTEM INFORMASI DALAM LOGISTIK
Sistem informasi manajemen merupakan sistem operasional yang melaksanakan berbagai ragam fungsi untuk menghasilkan output yang berguna bagi pelaksana operasi dan manajemen organisasi yang bersangkutan.
Output dari sistem informasi adalah:
1.Dokumen transaksi, seperti faktur penjualan, bukti pembayaran gaji, rekening langganan dan pesanan pembelian.
2.Laporan yang direncanakan sebelumnya, isi dan bentuknya telah direncanakan terlebih dahulu, seeperti laporan penjualan, persediaan, dan arus dana.
3.Laporan dan jawaban atas pertanyaan yang sifatnya sementara, terjadi pada waktu yang tidak teratur dan memerlukan data atau analisis yang tidak direncanakan lebih dahulu.
4.Dialog manusia/mesin, merupakan suatu cara dimana seorang pemakai dapat berinteraksi dengan suatu model untuk memperoleh suatu pemecahanyang memuaskan. Model yang dimaksud seperti model perencanaan pabrik, model analisis penanaman modal, dsb.

Tujuan daripada sistem informasi adalah di desain untuk menyediakan informasi bagi tiap unit fungsional.
Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen adalah:
1.Pengendalian operasional, suatu proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.
2.Pengendalian manajemen, diperlukan oleh berbagai manajer bagian, pusat laba, dan untuk mengukur prestasi, memutuskan tindakan pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan personalia operasional dan mengalokasikan sumber daya.
3.Perencanaan strategik, mengembangkan strategi sebagai sarana organisasi untuk mencapai tujuan.

Fungsi Logistik meliputi kegiatan seperti pembelian, penerimaan, persediaan, dan distribusi. Maka struktur informasinya meliputi:
1.Transaksi yang harus diolah mencakup permintaan pembelian, pesanan pembelian, pesanan produksi, laporan penerimaan, tanda sediaan, permintaan pengangkutan, dan dokumen pengangkutan.
2.Pengendalian operasional, menggunakan informasi yang ada dalam daftar dan laporan seperti pembelian yang terdahulu, delivery terdahulu, barang tidak ada dalam persediaan, barang yang berlebihan, laporan perputaran persediaan, ikhtisar prestasi penjualan, dan analisa prestasi pengangkutan.
3.Informasi Pengandalian Informasi untuk logistik terdiri dari perbandingan antara tingkatan persediaan yang direncanakan dengan aktual, harga pembelian barang, perputaran dan sebagainya.
4.Perencanaan strategik melibatkan analisis distribusi baru, kebijaksanaan baru berkaitan dengan penjualan, dan strategi make or buy. Informasi mengenai teknologi baru, alternatif distribusi, dan sebagainya, menjadi diperlukan.

Teknologi komputer yang merupakan pendukung daripada sistem informasi sangatlah cepat mengalami perubahan dan sebaliknya tidak didukung oleh perkembangan dari konsep sistem informasi itu sendiri yang cenderung berkembang lamban. Hal ini disebabkan perubahan kapasitas dan biaya perangkat keras dan lunak yang dipakai oleh sistem.
Ditekankan bahwa identifikasi kebutuhan informasi barulah kemudian menetapkan sistem yang memenuhi kebutuhan itu. Hal ini disebabkan olah masing-masing fungsi organisasi dan individu pengambil keputusan didalamnya berbeda dalam kebutuhan dan pemanfaatan informasi. Dengan teknologi yang ada dahulu, menyebabkan mahalnya sistem yang disesuaikan untuk tiap individu, namun dengan adanya perkembangan perengkat keras, perangkat lunak, dan tentunya metode sistem informasi membuka peluang bagi manajer untuk memiliki sistem yang sesuai dengan keputusan kritis yang harus diambil. Hal ini sangat penting terutama bagi manajer di bagian logistik yang secara langsung berhadapan dengan pasar yang selalu rentan terhadap perubahan.
Ø  Kontrol proses pengembangan.
Selama fase disain dan analisis dari siklus hidup system, Analis System, DBA dan Manajer Jaringan membangun fasilitas kontrol tertentu dalam disain system. Selama fase implementasi, programmer menggabungkan kontrol tersebut ke dalam system. Disain system dikontrol dengan cara menggabungkan kontrol software menjadi lima bagian pokok. Untuk memastikan bahwa CBIS yg diimplementasikan dpt memenuhi kebutuhan pemakai atau berjalan sesuai rencana :
*      Fase Perencanaan
Mendefinisikan tujuan dan kendala
*      Fase Analisis & Disain
Mengidentifikasi kebutuhan informasi
Menentukan kriteria penampilan Menyusun disain dan standar operasi CBIS
*      Fase Implementasi
Mendefinisikan program pengujian yang dapat diterima Memastikan apakah memenuhi criteria penampilan Menetapkan prosedur utk memelihara CBIS
*      Fase Operasi & Kontrol
Mengontrol CBIS selagi berevolusi selama fase SLC
Memastikan bahwa CBIS yang diimplementasikan dapat memenuhi kebutuhan

Ø  Kontrol desain sistem.
Tujuan untuk memastikan bahwa disainnya bisa meminimalkan kesalahan, mendeteksi kesalahan dan mengoreksinya.Kontrol tidak boleh diterapkan jika biayanya lebih besar dari manfaatnya. Nilai atau manfaat adalah tingkat pengurangan resiko.
*      Permulaan Transaksi (Transaction Origination)
Perekaman satu elemen data/lebih pada dokumen sumber.
*      Permulaan Dokumentasi Sumber
Perancangan dokumentasi
Pemerolehan dokumentasi
Kepastian keamanan dokumen.
*      Kewenangan
Bagaimana entry data akan dibuat menjadi dokumen dan oleh siapa.
*      Pembuatan Input Komputer
Mengidentifikasi record input yang salah dan memastikan semua data input
diproses.
*      Penanganan Kesalahan
Mengoreksi kesalahan yang telah dideteksi dan menggabungkan record yg
telah dikoreksi ke record entry.
*      Penyimpanan Dokumen Sumber
Menentukan bagaimana dokumen akan disimpan dan dalam kondisi
bagaimana dapat dikeluarkan.
Ø  KONTROL PENGOPERASIAN SISTEM
Kontrol pengoperasian sistem dimaksudkan untuk mencapai efisiensi dan
keamanan. Kontrol yang memberikan kontribusi terhadap tujuan ini dapat diklasifikasikan
menjadi 5 area :
*      Struktur organisasional
Staf pelayanan informasi diorganisir menurut bidang spesialisasi. Analisis,
Programmer, dan Personel operasi biasanya dipisahkan dan hanya
mengembangkan ketrampilan yang diperlukan untuk area pekerjaannya sendiri.
*      Kontrol perpustakaan
Perpustakaan komputer adalah sama dengan perpustakaan buku, dimana
didalamnya ada pustakawan, pengumpulan media, area tempat penyimpanan
media dan prosedur untuk menggunakan media tersebut. Yang boleh mengakses
perpustakaan media hanyalah pustakawannya.
*      Pemeliharaan Peralatan
Orang yang tugasnya memperbaiki computer yang disebut Customer Engineer
(CE) / Field Engineer (FE) / Teknisi Lapangan menjalankan pemeliharaan yang
terjadwal / yang tak terjadwal.
*      Kontrol lingkungan dan keamanan fasilitas
Untuk menjaga investasi dibutuhkan kondisi lingkungan yang khusus seperti ruang computer harus bersih keamanan fasilitas yang harus dilakukan dengan penguncian ruang peralatan dan komputer.
*      Perencanaan disaster
*       Rencana Keadaan darurat
Prioritas utamanya adalah keselamatan tenaga kerja perusahaan
*      Rencana Backup
Menjelaskan bagaimana perusahaan dapat melanjutkan operasinya dari ketika terjadi bencana sampai ia kembali beroperasi secara normal.
*       Rencana Record Penting
Rencana ini mengidentifikasi file data penting & menentukan tempat penyimpanan.
*       Rencana Recovery
Rencana ini mengidentifikasi sumber-sumber peralatan pengganti, fasilitas
komunikasi da pasokan-pasokan.


III.             KESIMPULAN
Keamanan sistem informasi tidak dilihat hanya dari kaca mata timbulnya serangan dari virus, mallware, spy ware dan masalah lain, akan tetapi dilihat dari berbagai segi sesuai dengan domain keamanan sistem itu sendiri.
IV.             DAFTAR PUSTAKA
http://hadywibowo.wordpress.com/keamanan-dan-kontrol-sistem-informasi/
http://shymphonyatnight.blogspot.com/2011/01/pentingnya-pengendalian-sistem.html
http://raisarays.blogspot.com/2011/01/keamanan-dan-kontrol-sistem-informasi.html